Een eigen kantoor beginnen - een pratijk beëindigen
Een eigen kantoor beginnen
In het kader van het toezicht dienen alle startende kantoren ten behoeve van de deken een opgave nieuw kantoor in te vullen. Door deze opgave nieuw kantoor krijgt de deken een goed beeld van de kantoororganisatie. Aan de hand van deze opgave kan bovendien worden vastgesteld of aan de verordening wordt voldaan.
Elk kantoor dat na aanmelding bij Beheer Advocaten Registratie (BAR) een nieuw barkantoornummer krijgt, wordt gezien als startend kantoor en krijgt de uitnodiging om de opgave nieuw kantoor in te vullen. Het kan gaan om nieuw opgerichte kantoren, om kantoren die naar een ander arrondissement verhuizen en om bestaande kantoren die zodanig van samenstelling veranderen dat van een nieuw kantoor gesproken kan worden.
De opgave nieuw kantoor is alleen digitaal beschikbaar. U ontvangt automatisch per mail een uitnodiging om de opgave nieuw kantoor digitaal in te vullen nadat u zich heeft aangemeld bij BAR via MijnOrde, op of kort na de datum die u als startdatum van het kantoor aan BAR heeft doorgegeven. De uitnodiging voor de opgave nieuw kantoor wordt verstuurd aan de advocaat die volgens de gegevens van BAR kantoorbestuurder is.
De kantoorbestuurder vult de opgave nieuw kantoor in namens alle bij het kantoor ingeschreven advocaten.
Zodra u de opgave nieuw kantoor heeft ingevuld ontvangt het ordebureau van het arrondissement waar het kantoor gevestigd zal zijn daarvan automatisch bericht. Het ordebureau controleert de gegevens. Indien er nog vragen zijn of aanvullende informatie gewenst is, ontvangt u daarover bericht. Nadat de deken de opgave nieuw kantoor akkoord heeft bevonden, ontvangt het kantoor daarvan een bevestiging.
Afhankelijk van uw antwoorden zal u mogelijk gevraagd worden bijlagen mee te sturen met de opgave nieuw kantoor. Het kan gaan om de volgende stukken:
- Exemplaar briefpapier
- (Kosten) maatschapsovereenkomst
- Kantoor met 2 of meer advocaten, samenwerkingsverband: alle bescheiden en overeenkomsten met betrekking tot de organisatie van het kantoor
- Statuten B.V., N.V., Stichting of VOF
- Statuten van de stichting derdengelden
- Overeenkomst kantoor – stichting derdengelden
- Uittreksel van de Kamer van Koophandel van de stichting derdengelden
- Overzicht namen en hoedanigheid bestuursleden stichting derdengelden
- Bewijs beroepsaansprakelijkheidsverzekering alsmede van het in- en uitlooprisico
- Lijst van de werkzame advocaten die verzekerd zijn tegen beroepsaansprakelijkheid (indien niet alle advocaten verzekerd zijn)
- Betaalbewijs premie
- Kantoorklachtenregeling.
Advocaten die werkzaam zijn bij een werkgever als bedoeld in artikel 5.9 onderdelen e, f en g van de Verordening op de advocatuur zal in aanvulling op bovenstaande stukken gevraagd worden om:
- Professioneel statuut
- Vrijwaringsverklaring voor advocaten in dienst van de Staat (uitsluitend Rijksoverheid) conform artikel 6.24 lid 3 Voda
- Vrijwaringsverklaring conform artikel 6.24 lid 2 Voda
Inschrijvingsvoorwaarden raad voor rechtsbijstand
Het invullen van de toets en het akkoord op de door het kantoor geleverde gegevens zijn een vereiste in de inschrijvingsvoorwaarden van de Raad voor Rechtsbijstand. U kunt in de opgave nieuw kantoor aangeven of u zich wilt inschrijven bij de Raad voor Rechtsbijstand. Via de Nederlandse Orde zal wekelijks worden doorgegeven aan de Raad voor Rechtsbijstand welke kantoren geaccordeerd zijn.
Voor overige vragen met betrekking tot de opgave nieuw kantoor kunt u opnemen met het Bureau van de Orde Midden-Nederland indien uw startende kantoor hier gevestigd zal zijn. U kunt contact opnemen met mevrouw P.G.M.M. Landman-Lemmens door te mailen naar landman@advocatenordemn.nl of te bellen naar 030- 234 38 19.
Voor technische vragen kunt u contact opnemen met de NOvA via informatiepunt@advocatenorde.nl of via 070- 335 35 54.
Een praktijk beëindigen
Als u de advocatuur (tijdelijk) wilt verlaten kunt u uw schrappingsverzoek indienen via Mijn Orde (inloggen met uw advocatenpas). U kunt uw schrappingsverzoek alleen per direct of een datum in de toekomst in laten gaan.
Vergeet niet om een aantal zaken te regelen als u stopt als advocaat. Hoe zit het bijvoorbeeld met uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering of de stichting derdengelden? Kijk bij de veelgestelde vragen op de website van de landelijke Orde of neem contact op het met bureau van de orde voor meer informatie.
Informeer uw cliënten
Het is aan te raden uw cliënten op tijd te informeren. Op die manier kunnen openstaande punten worden afgerond of kan een cliënt tijdig op zoek naar een nieuwe advocaat. Deze nieuwe advocaat kan u dan eventueel nog benaderen indien hij vragen heeft.
Wellicht heeft het kantoor een procedure waarin is vastgelegd hoe wordt omgegaan met het inlichten van cliënten. Indien u zelfstandige bent bepaalt u zelf het moment waarop u uw cliënten inlicht.
Archief
Heeft u een eenmanspraktijk dan is het volgende van belang ten aanzien van uw archief.
De inrichting van een advocatenarchief dient zodanig te zijn dat daarmee de vertrouwelijkheid van de dossiers gewaarborgd wordt. Dit houdt in dat de ruimte waarin de dossiers bewaard worden afgesloten dient te zijn (de ruimte is niet toegankelijk voor derden) en dat de dossierkasten door middel van een slot afgesloten dienen te zijn. In het geval u uw archief in uw woning bewaart, is het noodzakelijk dat u de daartoe benodige maatregelen neemt.
U wordt verzocht om de locatie van uw archief door te geven aan het bureau van de Orde. Mocht u uw archief in uw woning bewaren, dan dient u daarbij te bevestigen dat het archief in uw woning aan de bovenvermelde eisen voldoet. Om u te kunnen bereiken indien dat nodig mocht zijn, wordt u tevens verzocht om daarbij uw contactgegevens te vermelden. U kunt hiertoe een e-mail sturen aan info@advocatenordemn.nl.
Advocatenpas
Na schrapping wordt de advocatenpas onmiddellijk geblokkeerd. U dient de advocatenpas in te leveren bij het bureau van de orde.
